会议策划须知

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会议是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动,有规模和长短之分。人们出于各种各样的目的主办或参加会议,为了能成功的举行一个会议,吸引大众或特殊的目标团体参加,那么一个完美的会议是绝对少不了一个周密的策划,与会者在参加过一个策划周密的会议之后才能带着满意离开。可见会议策划的重要性在举行会议中起着举足轻重的作用。  

那么策划一个会议的要素是什么?

一个完善的会议策划主要包括几个要素:

1、会议策划

会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。虽然这里看似理所当然,但是会议主办者却往往从策划开始入手。主办者准备开某个会议,觉得该会议很有意义,于是要求承办者策划出一个方案,因为策划会议需要做很多工作,而一个人是不能独立完成的。那么策划这个会议的成员一定要求有丰富的经验、策划能力和清醒的头脑来完成这个策划项目。

2、策划要素

会议策划有诸多要素:会议目标、人选和会议的运做。要使会议成功,就必须使这三个要素彼此一致。

目标:策划委员会要有一个具体的目标,对策划委员会的要求是否有书面落实?策划委员会的各个操作领域是否有具体的指派?策划委员会与承办者之见的关系是否明确?策划委员会应想谁负责?会议结束时委员会合时结束使命?

人选:策划委员会的成员是否要从主办组织内部选取?策划委员会成员是志愿者还是指派?

是否存在选择策划委员会成员的现成过程?

运做:策划的预算,前期是否进行会场实地考察?成员多久聚会一次?是否负责设计评估?

是否要建立一定的人际关系?工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。

以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行!可见会议的策划是何等的重要。

3、职责分配

职责的分配是使会议井然有序的基本条件,在会议举办前就应该对其分好工;

会议主办者、承办者和策划委员会的职责拟定表

工作主办者承办者策划委员会

确定会议目标

会议选址

定义与会者人群

确定会议持续时间

确定会议日期

调配资源

选择后勤人员

批准预算